• Audit gemeentelijk zaaksysteem op de input en verwerking (documentbeheer) van verschillende organisatieonderdelen in het gemeentelijk zaaksysteem Join. De gedane aanbevelingen zijn overgenomen.  

• Controleren en bespreken van diverse gemeentelijke vernietigingslijsten, waaronder de reguliere/jaarlijkse vernietigingslijsten.  

• Vraagbaak/advisering: bij archiefbewerking uitgevoerd door Unit Archief (o.a. dossiers milieu en bodemonderzoeken). 

• Inrichting zaaksysteem Vidar: toetsing van bewaartermijnen in Join bij opeenvolgende zaken, zoals bezwaar en beroep, in het kader van DPIA (Data protection impact assessment). 

• Opschonen archief Uitkeringen Rijksweg Zuid (SoZa): toetsing mate van verantwoord opschonen/vernietigen. 

• Reality check: overleg met provinciaal Interbestuurlijk toezicht (IBT) en uitvoeren reality check t.a.v. het documentbeheer bij een organisatieonderdeel.  

• Gemeentearchivaris is mede-opdrachtgever van de i-Visie 2025-2028 en initiator van het Strategisch Informatie Overleg.  

Het depot in Sittard

Het archieftoezicht richt zich op het goed op orde zijn van archieven. De gemeentearchivaris is belast met het toezicht op het beheer van de moderne archieven (naast het beheer van de historische archieven) van beide gemeenten en van de aangesloten gemeenschappelijke regelingen. De gemeentearchivaris maakt hiervoor gebruik van een gespecialiseerde toezichthouder (archiefinspecteur) verantwoordelijk voor het toetsen op archiefwet- en regelgeving: toegankelijkheid van archieven, materiële verzorging, veilige berging, tijdige selectie en overbrenging van archieven naar het RegioArchief. 

Er is een duidelijke scheiding in taken tussen de archiefinspecteur en de gemeentearchivaris: de eerste toetst en de tweede adviseert. Hierbij is sprake van een sterke rolzuiverheid waarmee de taken toezicht en advies gescheiden worden uitgevoerd.   

Onderstaand een samenvatting van de belangrijkste activiteiten van de unit toezicht en advies. 

• 100% digitaal werken: adviestraject bij de invoering van 100% digitaal werken en archiveren. 

• Overbrenging: in 2024 zijn diverse archiefbestanden overgebracht naar het RegioArchief.  

• SIO: Deelname aan het Strategisch Informatieoverleg (SIO). 

• KPI-audit 2023/2024: uitvoeren audit op het gemeentelijk (digitaal) documentbeheer aan de hand van de Kritische Prestatie Indicatoren van de VNG. 

• Overbrenging: begeleiding van de overbrenging van het Secretariearchief gemeente Stein, 1992-2001.