Onderstaand een samenvatting van de belangrijkste activiteiten van de unit beheer en een aantal statistieken. 

• De 10.785 foto's tellende fotocollectie van de firma Laudy uit Sittard is volledig gedigitaliseerd, beschreven en online gepubliceerd.  

• Meer dan 49.000 foto’s in de online beeldbank van het RegioArchief beschrijvingen gecontroleerd en waar nodig verbeterd door een medewerker van het RegioArchief, in samenwerking met vrijwilligers (lopend project).  

• Notariële akten: door vrijwilligers werden 30 inventarisnummers, circa  20.000 scans gemaakt. 115 eerder gescande inventarisnummers zijn online beschikbaar gesteld. 

• Inventarisatieproject externe harde schijven.  

• Van meer dan 1200 cd’s en dvd’s, afkomstig uit het archief van het Museum Het Domein, zijn back-ups gemaakt. 

• Bidprentjes: door vrijwilligers werden een aantal kleinere collecties gescand en beschreven. Een grote collectie (collectie Jeurissen: 37.491 bidprentjes) is afgewerkt en grotendeels beschreven. Van een nieuwe schenking (collectie Lomme: meer dan 15.000 bidprentjes) is inmiddels ruim 50 procent gescand. Dit is de eerste collectie die we dubbelzijdig scannen.

Een van de gangen in het depot

Ingang naar het depot

Deze unit is verantwoordelijk voor het beheer van de overgebrachte en geacquireerde archieven en collecties. In de archiefbewaarplaats in Sittard bevinden zich 4200 m1 aan archieven en collecties. Hiervan behoren 255 m1 toe aan de gemeente Stein. In de tweede locatie in Born bevinden zich circa 600 m1 aan archieven en collecties. De archieven en collecties zijn grotendeels toegankelijk en doorzoekbaar via een archiefbeheersysteem en te raadplegen via de website van het RegioArchief. 

Om digitale informatie in de toekomst duurzaam en betrouwbaar te beheren en beschikbaar te stellen, werken wij aan de realisatie van een e-depot voorziening passend binnen de VNG Common Ground architectuur (in nauwe samenwerking met team IM/ICT van de gemeente Sittard-Geleen).  

Dataopslag op de DDO: eind december 2024  

In 2024 lijkt er een groei van ongeveer 300 GB te zijn geweest, maar feitelijk was deze groei groter. Er stonden bestanden van zo'n 120 MB per scan op de DDO, die zijn vervangen door kleinere bestanden van zo'n 5 MB per bestand. Dit heeft vele GB's bespaard op de DDO, waardoor de groei kleiner lijkt dan het in werkelijkheid was. 

Meest gebruikte zoekingangen: in het MAIS-framewerk zijn een aantal zoekingangen ingericht waarin alleen bepaalde archiefeenheidsoorten uit alle beschikbare toegangen samen zijn opgenomen, zoals bijvoorbeeld de beeldbank of bouwdossiers. 

Top 10 van toegangen: het aantal keren dat een archieftoegang online wordt bekeken. Hier wordt echter geen onderscheid gemaakt tussen alleen de toegang zelf of individuele stukken. Nader ontsloten materiaal wordt niet meegeteld; ook wordt er geen onderscheid gemaakt tussen robots en gewone gebruikers.  

Pageviews en zoekacties MAIS-(M)DWS: de zoekacties in het MAIS-framework op onze eigen website. Interessant is de grote stijging vanaf september 2024, toen onze nieuwe website live ging. 

• Project IIIF: samen met De Ree (leverancier van archiefbeheersysteem), het Stadsarchief van Rotterdam en het Utrechts Archief is gewerkt aan een nieuwe methode voor het harvesten en delen van beeldbestanden volgens een internationale standaard. Hiervan zal begin april 2025 een eerste demo van worden afgerond die we vanuit het RegioArchief hebben voorgedragen in samenwerking met Monasterium in Oostenrijk, een website die charters uit heel Europa harvest en in samenhang presenteert. 

• In samenwerking met het Huis van de Kunsten en andere archief- en museuminstellingen werken we aan het Preventienetwerk Limburg, een netwerk om samen sterk te kunnen staan bij calamiteiten. Samenwerking in de vorm van kennisdeling en om een overzicht te krijgen van de mensen en middelen inzetbaar tijdens calamiteiten. De eerste bijeenkomsten zijn geweest en er wordt gewerkt aan een manifest om het draagvlak te kunnen borgen bij de betrokken instellingen.